Supervision des communications d’entreprise : un enjeu majeur pour les intermédiaires financiers australiens
Le 26 juin 2024, l’ASIC a publié deux documents abordant les problèmes de conformité des intermédiaires financiers : la Fiche d’information 283 intitulée « Surveiller les communications d’entreprise de vos représentants » (Fiche d’information), ainsi qu’un communiqué de presse appelant les « intermédiaires de marché à renforcer leurs dispositifs de supervision pour enregistrer et surveiller les communications d’entreprise de leurs représentants afin de prévenir, détecter et traiter rapidement les inconduites et les violations des lois sur les services financiers » (Communiqué). Bien qu’elles semblent être de simples mises à jour de conformité, ces déclarations signalent en fait une attention réglementaire aiguë portée à un problème critique auquel sont confrontés les intermédiaires financiers australiens.
La Fiche d’information mentionne que les risques découlant de l’utilisation répandue d’appareils personnels et de canaux de communication non approuvés ont également été soulignés par les actions récentes de la Securities and Exchange Commission et de la Commodity Futures Trading Commission aux États-Unis. Ces régulateurs ont conclu des accords record avec des dizaines d’institutions financières pour des fautes dans la conservation et la préservation des communications électroniques.
Des sanctions financières importantes aux conséquences significatives
Des amendes totalisant 3 milliards de dollars US dans une série d’actions réglementaires américaines ininterrompues suggèrent que ce problème est loin d’être anecdotique. Les implications sont donc importantes pour les intermédiaires financiers australiens et leur personnel, malgré des amendes souvent bien inférieures à celles imposées ailleurs.
Les défis liés aux communications d’entreprise non surveillées
L’utilisation de canaux de communication non surveillés, comme les SMS, WhatsApp, les e-mails personnels ou les plateformes de messagerie éphémère, pose des problèmes importants pour les intermédiaires financiers. Ces communications peuvent faciliter des comportements répréhensibles ou dommageables, amenant ainsi ces intermédiaires à violer leurs obligations de supervision des employés, de gestion des risques et de tenue des registres requis.
Supervision, conséquences et évaluation des contrôles
Il est crucial pour les firmes financières d’implémenter des cadres de gestion des conséquences, des processus d’évaluation indépendants ainsi que des actions concrètes pour appliquer les politiques internes. Ces mesures, inspirées de l’expérience américaine, visent à éviter les violations involontaires des politiques et à renforcer la conformité avec les réglementations en vigueur.
Mise en conformité et culture d’entreprise
Les intermédiaires financiers australiens doivent revoir leurs politiques, formations, cadres de gestion des conséquences et dispositions de supervision pour répondre aux exigences réglementaires. Il est essentiel de mettre en place une culture d’entreprise soutenant une supervision adéquate des communications d’entreprise pour éviter tout écueil avec les autorités de régulation.
Conclusion
En résumé, l’ASIC met en garde les intermédiaires financiers quant à la nécessité de renforcer leur supervision des communications d’entreprise. Des actions concrètes et une approche proactive sont indispensables pour éviter les sanctions et impacts négatifs sur les activités des firmes financières en Australie.
Source : www.nortonrosefulbright.com